La Soprintendenza può, ai sensi del d.lgs. n. 42/2004 (art. 43), far trasferire e custodire temporaneamente in pubblici istituti archivi o documenti pubblici e privati dichiarati di interesse culturale, al fine di garantirne la sicurezza e assicurarne la conservazione (custodia coattiva).
In molti casi sono invece i proprietari, possessori o detentori dell’archivio che, per una migliore conservazione e fruizione, decidono di depositare i loro documenti presso un archivio pubblico o un Istituto che abbia in amministrazione o in deposito raccolte o collezioni artistiche, archeologiche, bibliografiche e scientifiche. Questi ricevono l’archivio in comodato dai privati o in deposito dagli enti pubblici, previa autorizzazione della Direzione Generale Archivi (art. 44).
Per richiedere il comodato o il deposito di archivi o singoli documenti sono necessari:
- richiesta indirizzata alla Soprintendenza da parte del richiedente, privato o pubblico, corredata dalla manifestazione di volontà di dare in comodato o in deposito il proprio archivio e dall’ elenco della documentazione;
- parere del direttore dell’Istituto che riceve l’archivio;
- redazione di una bozza di convenzione fra le parti (richiedente e Istituto ricevente);
- trasmissione della richiesta alla Direzione Generale Archivi - Servizio II Patrimonio documentario, con parere della Soprintendenza e del direttore dell’Istituto ricevente corredato di un elenco della documentazione;
- provvedimento autorizzativo della Direzione Generale Archivi;
- stipula della convenzione di comodato o di deposito tra il richiedente e l’Istituto ricevente.
Normativa di riferimento: d.lgs. 42/2004, artt. 43 e 44
Termini previsti: 90 gg.
